Le pré-état daté regroupe une soixantaine de données financières et juridiques sur un lot de copropriété, exigées par l’article L.721-2 du Code de la construction et de l’habitation. Remplir un modèle vierge Word soi-même est parfaitement légal, confirmé par le Conseil Supérieur du Notariat. La difficulté ne réside pas dans le format du fichier, mais dans le repérage exact de chaque donnée dans vos documents de copropriété et dans la cohérence entre les montants déclarés.
Données financières du pré-état daté : où chaque chiffre doit être prélevé
La majorité des erreurs de remplissage proviennent d’un mauvais sourçage. On saisit un montant approximatif au lieu de recopier la ligne exacte du relevé de charges. Le tableau ci-dessous met en regard chaque rubrique du modèle Word avec le document source à utiliser et le piège associé.
| Rubrique du modèle Word | Document source | Erreur fréquente |
|---|---|---|
| Charges courantes (deux derniers exercices) | Relevés individuels de charges approuvés en AG | Confondre l’appel de provisions avec le décompte réel après régularisation |
| Charges hors budget prévisionnel | PV d’assemblée générale ayant voté les travaux | Omettre un appel de fonds exceptionnel voté mais non encore appelé |
| Sommes restant dues par le vendeur | Relevé de compte copropriétaire (extranet syndic) | Ignorer un solde débiteur antérieur reporté d’exercice en exercice |
| Impayés globaux de la copropriété | Annexe comptable du dernier exercice approuvé | Indiquer zéro par défaut sans vérifier l’annexe |
| Fonds de travaux (cotisation et part rattachée au lot) | Appel de fonds trimestriel + PV d’AG | Ne pas distinguer la cotisation annuelle de la part acquise cumulée |
| Tantièmes du lot | État descriptif de division ou règlement de copropriété | Recopier les tantièmes de charges au lieu des tantièmes de copropriété |
Chaque cellule du tableau Word doit reproduire le chiffre tel qu’il apparaît sur le document source. Si un montant a été régularisé après l’AG, c’est le chiffre régularisé qui compte, pas l’appel provisionnel initial.
Cohérence entre rubriques : les recoupements que le notaire effectue
Le notaire ne lit pas le pré-état daté ligne par ligne de façon isolée. Il compare les rubriques entre elles. Un écart inexpliqué entre le total des charges courantes et la somme des provisions appelées déclenche systématiquement une demande de justificatifs, ce qui retarde la signature du compromis.
Quote-part de charges et relevé de compte
Le montant annuel de charges doit correspondre au relevé de compte individuel. Si vous avez payé en retard, la dette doit figurer dans la rubrique « sommes restant dues ». Toute dette omise peut retarder ou bloquer la vente.
Fonds de travaux et PV d’assemblée
La cotisation annuelle au fonds de travaux est fixée par vote en AG. Le montant cumulé rattaché au lot, en revanche, résulte de l’historique des versements. Ces deux chiffres proviennent de documents différents et ne peuvent pas être déduits l’un de l’autre par calcul simple.
Travaux votés non encore appelés
Un vote de travaux en AG crée une obligation de financement, même si l’appel de fonds n’a pas encore été émis. Cette information doit figurer dans le pré-état daté. L’oubli de travaux votés est l’une des causes de rejet les plus courantes par les notaires.
Pré-état daté vierge Word : pièces annexes obligatoires à joindre
Le modèle Word ne se limite pas aux chiffres. L’article L.721-2 du CCH impose la transmission de plusieurs documents annexes. En les omettant, vous rendez le pré-état daté incomplet, ce qui empêche le démarrage du délai de rétractation de l’acquéreur.
- La fiche synthétique de la copropriété, mise à jour par le syndic, qui résume les données financières et techniques de l’immeuble. Elle est disponible sur l’extranet du syndic dans la plupart des cas.
- Le règlement de copropriété et l’état descriptif de division (ou au minimum les clauses relatives au lot vendu), récupérables auprès du syndic ou au service de publicité foncière.
- Les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années, qui documentent les travaux votés, les budgets approuvés et les éventuelles procédures judiciaires en cours.
- Le carnet d’entretien de l’immeuble, souvent négligé, qui renseigne sur les gros travaux réalisés et les contrats d’entretien en vigueur.
Cochez chaque document joint dans la section prévue à cet effet dans le modèle Word. Un notaire qui reçoit un pré-état daté sans ces pièces le considère comme incomplet.
Facturation du syndic et droit de remplir soi-même le document
Le « pré-état daté » n’a aucune existence légale en tant que document autonome. La Cour d’appel de Paris, dans un arrêt du 23 novembre 2023, a confirmé que le syndic ne peut pas facturer spécifiquement ce document en dehors de ses honoraires de gestion courante. Le prix pratiqué par les syndics n’est d’ailleurs toujours pas plafonné, à l’inverse de l’état daté dont le plafond est fixé à 380 euros TTC par le décret du 21 février 2020.
Remplir le modèle Word vous-même est donc une option que la loi autorise explicitement. Vous devez simplement disposer des documents comptables et des PV d’AG. Si votre syndic refuse l’accès à l’extranet ou tarde à fournir les pièces, un courrier recommandé rappelant votre droit d’accès aux documents de copropriété suffit dans la plupart des situations.
Vérification finale avant envoi au notaire
Avant de transmettre le fichier Word complété, une relecture croisée avec les documents sources reste le moyen le plus fiable d’éviter un rejet.
- Vérifiez que les montants de charges correspondent aux relevés individuels approuvés, pas aux appels provisionnels.
- Contrôlez la présence de chaque pièce annexe listée à l’article L.721-2 du CCH et cochez les cases correspondantes dans le modèle.
- Relisez la rubrique « travaux votés » en parallèle des PV d’AG des trois dernières années pour ne manquer aucune résolution adoptée.
Un pré-état daté bien renseigné accélère la signature du compromis. Le délai de rétractation de l’acquéreur ne démarre qu’à réception d’un dossier complet, annexes incluses. Chaque rubrique manquante repousse ce point de départ, et donc la date de vente définitive.
